Administración y Gerencia

Sistemas organizacionales y estructuras administrativas


Sistemas Organizacionales Concepto de empresa:

Según el profesor y autor chileno Oscar Johansen, en su libro “Nociones elementales de administración“ las empresas son: Sistemas Organizacionales como“Una unidad que combina el trabajo, el esfuerzo o energía humana, con ciertos recursos: materiales, tecnológicos, financieros y administrativos, con el fin de producir un bien o servicio… Luego los comercializa y con lo obtenido adquiere mas elementos para transformarlos en nuevos productos o servicios, para así poder seguir adelante con el proceso de transformación”.
 

Los propósitos de las empresas: Toda empresa se crea con propósitos definidos en sus inicios, los cuales no necesariamente permanecerán invariables a través del tiempo. Por ejemplo, es posible que un micro-empresario dé inicio a su actividad empresarial, creando una pequeña empresa comercializadora de bienes o servicios, como una forma de invertir algún dinero que se generó por su despido de la anterior empresa, en la cual desempeñaba actividades como funcionario de la misma. En ese caso en particular, el propósito de la creación de dicha empresa, es crear una fuente de trabajo con la cual mantener a su familia, a la vez que genera su propia independencia laboral. Pero con el pasar del tiempo la preocupación del microempresario no es solamente tener una fuente de ingresos, sino que su preocupación nueva es insertarse en un mercado altamente competitivo.

Posteriormente se irán creando nuevas necesidades de crecimiento y desarrollo, y la meta puede llegar a ser: “adquirir un local propio”, “acceder a nuevas tecnologías”, “aumentar su cuota de participación en el mercado”, “diversificar los servicios al consumidor”, etc. De lo dicho en párrafos anteriores, se desprende el concepto de que una empresa está permanentemente abarcando nuevos propósitos y desafíos, y que por lo tanto el empresario deberá estar adaptando permanentemente la estructura de la empresa para que la misma pueda lograr los nuevos objetivos propuestos.

Estructuración por tipos de empresas:

De lo establecido previamente, se desprende que la estructuración de una empresa depende de los propósitos y objetivos que persigue la misma, y que no es lo mismo el crear una estructura empresarial para una empresa de servicios, que para una industria, una fabrica, un comercio detallista, un restaurante, una discoteca, etc. Cada empresa se estructura diferente porque cada empresa es diferente. Supongamos por un instante que un equipo de fútbol en la cancha es una empresa. Dicho equipo podrá establecer la estrategia de jugar un determinado partido a la “defensiva”, y establecerá una táctica: 4-4-2. Podrá en otro partido, y de acuerdo al nuevo adversario, establecer una estrategia “agresiva” y establecerá una táctica 4-3-3, o, 4.2.4, etc. Como podemos ver, un equipo de fútbol se puede estructurar diferente de acuerdo a los objetivos que se persiga. De igual manera, una empresa será estructurada de manera diferente de otra, de acuerdo a los objetivos que persiga y con relación a sí misma. Podrá variar su estructuración en la medida que sus objetivos varíen en el tiempo. La estructuración administrativa de toda empresa, requiere de un “organigrama”, el cual es la representación esquemática de las estructuras jerárquicas de una empresa y sus canales de comunicación. La función del organigrama dentro de una empresa cualquiera, es la misma que la función del esqueleto en el cuerpo humano, es decir, el organigrama es la “estructura” que le da cuerpo y orden a la empresa, para que esta pueda funcionar adecuadamente y dentro de ciertos parámetros lógicos de funcionamiento. Sin esta estructuración administrativa, las empresas entrarían en “caos” y no podrían funcionar. Veamos como valerse de este esquema, para organizar y dirigir mejor a nuestra empresa adm 06sistemas Sistemas organizacionales y estructuras administrativasHenry Fayoll fue quien determinó que: ” nadie es tan eficiente que puede hacerlo todo, hacerlo bien, sin cansarse y por siempre. De allí que nace la necesidad de dividir las tareas en tareas menores y secuénciales (Principio de la división del trabajo), y la necesidad de asignar a personas diferentes para que realicen dichas tareas (Principio de la Delegación de responsabilidades). Luego que en una empresa se hayan tomado los dos pasos anteriores, se crea la necesidad de organizar a las personas para que trabajen coordinadamente, de manera tal que algunos decidan lo que hay que hacer, otros lo hagan y terceros les supervisen. Cuando esta estructuración organizacional esta funcionando se puede decir que en la empresa existe un “Organigrama”, vale decir, una estructuración jerárquica, que se crea con fines de organizar y facilitar el trabajo que nos llevará a lograr las metas de la empresa.

El organigrama de una empresa: Niveles De acuerdo a como lo definíamos en párrafos anteriores, cada persona en la empresa ocupa una posición determinada desde la cual efectúa ciertas tareas y ejerce ciertos efectos sobre los resultados. Cuando esta persona trabaja coordinadamente con otras de funciones similares, se dice que estamos frente a ciertos “niveles” de estructuración jerárquica dentro de dicha empresa. Básicamente en cualquier empresa tipo, existen cuatro niveles jerárquicos que la componen, y ellos son:

01) Nivel de dirección: Compuesto por directores, socios, accionistas, propietarios, según el tipo de empresa que sea y la estructuración directiva que la componga. A ellos les corresponde fijar las metas de la empresa, establecer las directivas, las reglas internas de funcionamiento, las normas y los procedimientos administrativos.

02) Nivel de administración: Compuesta por gerencia general, gerencias de departamentos, administradores, asesores, etc. Es su responsabilidad, llevar a la empresa hacia el logro de los objetivos de la misma, según las indicaciones y directivas emanadas del nivel de dirección, a la vez que dirigen y controlan el trabajo de los niveles inferiores dentro de la escala jerárquica.

03) Nivel de mandos medios: Compuesto por ejecutivos, jefes de departamentos, capataces, jefes de planta, etc. Ellos desempeñan tareas tanto a nivel de ejecución, como a nivel de toma de decisiones para la gestión empresarial. Será su responsabilidad el asegurarse que se “ejecuten” las tareas que se deben efectuar en el día a día, para que al final se logren los objetivos establecidos por la dirección de la empresa.

04) Nivel de personal en general: Compuesto por todo el personal de la empresa en sus diferentes departa-mentos: funcionarios administrativos, contables de comercialización, de finanzas, de administración, de planta, de producción, de servicios, etc. Ellos son responsables de ejecutar todas las tareas que hacen funcionar a la empresa

Por lo tanto cuando la dirección sabe lo que quiere para la empresa, la administración es capaz de interpretarla correctamente y canaliza las tareas y responsabilidades por los canales jerárquicos correspondientes. Los mandos medios hacen que la tareas se ejecuten y el personal hace lo que se le indica, de la manera apropiada y como se espera que se haga. Entonces los resultados llegan de manera natural y las metas de la empresa se logran con excelentes resultados.

El puesto de trabajoadm 07sistemas Sistemas organizacionales y estructuras administrativasEl elemento básico de un organigrama empresarial, es el “puesto de trabajo”, vale decir, la ubicación dentro del esquema administrativo por medio del cual una persona desempeña una función, cumple un rol, y efectúa tareas dirigidas al logro de ciertas metas. El puesto de trabajo es en realidad un concepto fundamental en los sistemas organizacionales. La razón por la cual se crea es consecuencia de la necesidad que tiene la empresa de delegar en alguien la responsabilidad de que ciertas tareas se hagan. Pero que se hagan por personas idóneas y preparadas para ser eficientes en esa labor. La característica primordial de un puesto de trabajo esté ocupado por personas. Las cuales tienen sus características que le son propias, y que por lo tanto cumplen con un rol. No sólo de usuario del puesto sino que cumplen con un rol que les exige el puesto, y que requiere que la persona desarrolle ciertas cualidades, en las áreas de creatividad, iniciativa, inteligencia, capacitación, etc.

Dentro del concepto puesto de trabajo, debemos incluir otros conceptos que nos ayudan a entenderlo y a actuar solventemente dentro de el. Estos conceptos son elperfil del puesto y el concepto de rol.

El perfil del puesto de trabajoa son las “responsabilidades” que conlleva dicho puesto, a los “límites de funcionamiento” dentro del puesto, y a las “áreas de desenvolvimiento” del puesto de trabajo.

– Se entiende por características, a las tareas específicas asignadas al puesto.
– Se entiende por responsabilidades, a lo que se espera que se realice a través del puesto de trabajo.
– Se entiende por límites de funcionamiento, a todo lo que se permite hacer con el puesto de trabajo, y en su defecto, a todo lo que no está permitido hacerse desde el mismo.
Se entiende por áreas de desenvolvimiento, a la ubicación del puesto de trabajo dentro del organigrama de la empresa, a cuales son las relaciones del mismo con los demás puestos dentro de la empresa, y a quien se rinde informe en relación con la gestión que se efectúa a través del puesto de trabajo

El concepto del rol: cuando hablamos del rol, nos referimos al ” papel” o “función” de la persona que ocupa dicho puesto de trabajo, y por lo tanto nos referimos al conjunto de “características personales” del individuo, más la relación que éste tendrá con las “normas o reglas” por las cuales se maneja durante el desempeño de sus funciones laborales. Por todo lo dicho anteriormente, es indispensable que usted como administrador de su propia empresa, siempre que contrate a alguien o delegue en alguien cierto nivel de responsabilidad, es necesario que le indique claramente estos conceptos que a continuación se enumeran:

• Cual es su puesto de trabajo
• Que posición ocupa enel organigrama de la empresa • A quien rinde cuentas de su gestión
• Que responsabilidades tendrá
• Que se espera que haga desde su puesto de trabajo
• Aquien recurrir en caso de ayuda etc.

Si usted no hace estas cosas con su funcionario, no podrá en el futuro exigirle eficiencia, trabajo en equipo, excelencia en los resultados de su gestión etc.

 

Veamos un video sobre los modelos de negocio, para tener más elementos de juicio.

VN:F [1.9.22_1171]
Rating: 3.0/5 (1 vote cast)
VN:F [1.9.22_1171]
Rating: 0 (from 0 votes)
Sistemas organizacionales y estructuras administrativas, 3.0 out of 5 based on 1 rating
Be Sociable, Share!

2 comentarios para “Sistemas organizacionales y estructuras administrativas”

  1. alfonso trujillo Dice:

    gracias aclararon rapidamente pequeños pero gran importantes puntos de duda

    VA:F [1.9.22_1171]
    Rating: 0.0/5 (0 votes cast)
    VA:F [1.9.22_1171]
    Rating: 0 (from 0 votes)
  2. olivia Dice:

    Hola lps niveles jerárquicos no sin 3
    1nivel estratégico
    2 nivel táctico
    3 nivel operativo
    Y en la base se encuentranlos obreros, administradores, operarios

    VA:F [1.9.22_1171]
    Rating: 0.0/5 (0 votes cast)
    VA:F [1.9.22_1171]
    Rating: 0 (from 0 votes)

Dejanos saber tus opiniones y comentarios:

Dimension Empresarial es regulado por Creative Commons Reconocimiento-No comercial - Diseño web: Enfoque Grafico Valid XHTML 1.0 Transitional