Administración y Gerencia

Tareas Administrativas


Tareas Administrativas

Las cuatro tareas Administrativas básicas de un administrador de empresas son:

• Tareas de organización
• Actividades de dirección
• Actividades de gestión
• Actividades de ejecución

 

Las tareas de organización:

Estas tareas tienen que ver con la forma en cómo constituimos el funcionamiento general de la empresa, y se relacionan directamente con nuestra capacidad para tener a la empresa bajo control tanto en el plano interno como en el plano externo de la misma.

a) Resolución de tareas internas:

Fijación de metas y objetivos
En otras palabras, establecer para dónde va la empresa.

Políticas internas de funciona-miento Vale decir, establecer las normas y las reglas de funcionamiento permanentes, que establecerán: qué hacer y cómo hacerlo.

Control del crecimiento
Determinar los cambios de estrategias que se deberán aplicar, a los efectos de encarar los nuevos desafíos y las nuevas áreas que se irán agregando a la empresa.

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Inversiones
Se refiere a la determinación del uso que se le darán a los recursos propios de la empresa, en la medida que estos crezcan y se acumulen.

Control del riesgo comercial y otros.

Determinación de las medidas que se tomarán en periodos de crisis, en periodos de abundancia, en los periodos de crecimiento y en las circunstancias de nuevas inversiones financieras, etc.

Salvaguarda de las existencias
Se refiere a las políticas de control en las adquisiciones de mercaderías, y en la venta de las mismas, en cómo almacenarlas y controlarlas en sus periodos de vida útil, como protegerlas en casos de siniestros u otros.

b) Resolución de tareas externas

Marketing
Vale decir, que políticas usaré para imponer mi empresa en el mercado y cómo abarcar mayores cuotas de participación en el mismo.

Conocimiento y evaluación del mercado

Saber donde estamos parados en relación con nuestra capacidad para resolver las necesidades de nuestros clientes, y aprender a determinar qué tipos de necesidades ellos tienen, para que las podamos satisfacer mejor.

Relaciones con terceros:
Se refiere a las políticas de la empresa en relación con:
1ª) los organismos estatales que tienen que ver con el comercio como por ejemplo el servicio de impuestos internos, oficinas del trabajo, seguros sociales, leyes del consumidor, etc.
2ª) nuestra relación con la competencia.
3ª) nuestra relación con la comunidad.
4ª) nuestra relación con las entidades bancarias y financieras, etc.

Subcontrataciones 
Dícese de nuestra capacidad de recurrir a otros para la solución de problemas internos y externos de la empresa, como por ejemplo, el staff de abogados, empresas de marketing, empresas contratadoras de personal, etc.

c) Actividades dirección:

1ª) Son aquellas que tienen que ver, con nuestra capacidad para influir en nuestros subordinados, a los efectos de que ellos hagan bien las tareas que deben efectuar.

2ª) Son las que tienen que ver con nuestra capacidad para tomar decisiones que afectan el desempeño de la empresa en el logro de sus objetivos.

Si bien es cierto que estas dos áreas del concepto, actividades de dirección, simplifican demasiado lo que por este concepto se pueda entender, digamos que a los efectos de este curso, esas son las áreas del concepto: Actividades de Dirección, que abarcaremos en mayor profundidad.

De las funciones más específicas que un administrador de empresas enfrenta en esta área, son:

Funciones de mando
Están relacionadas con los conceptos que se derivan de la autoridad que podamos ejercer sobre las personas, autoridad que puede emanar de diferentes fuentes, como lo son: 1ª) nuestra posición en la escala jerárquica. 2ª) nuestra idoneidad para resolver problemas.
3ª) nuestra relación con los altos mandos de la empresa.
4º) nuestro carácter o personalidad.
5ª) nuestra capacidad derivada de los estudios, experiencia, etc.

Programación del trabajo
Esta función se refiere a todo lo relacionado con la creación de una agenda general de trabajo, de toda la empresa, y relacionada con cada departamento de la misma, agenda que será entregada a cada departamento en forma de directrices laborales, para ser ejecutadas por quienes corresponda.

Dirección técnica
Cada empresa tiene ciertos alcances de tipo técnico que se relacionan con el tipo de productos o servicios

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que ofrece a la comunidad. Por ejemplo, una sociedad médica puede ofrecer servicios de primeros auxilios, maternidad, servicios quirúrgicos, atención médica, etc.

Actividades que requieren del uso de materiales, maquinarias y productos técnicos, a los cuales se debe programar su uso, mantenimiento, cuidado, etc.

Será responsabilidad del administrador de la empresa, el ver que los materiales existan, que sean usados de la manera apropiada, que reciban servicios de mantenimiento adecuados, que sean renovados en el plazo y condiciones apropiadas, etc.

Generalmente el administrador no hará esta tarea en forma directa, sino que delegará en un técnico dicha función, pero si será su responsabilidad el conocer los diferentes aspectos de esta responsabilidad, ya que en el fondo quien delega, no puede desligarse de sus responsabilidades, y siempre conserva la responsabilidad sobre los resultados.

 

Actividades de Dirección

Dirección comercial
Se puede decir que en toda empresa, la función comercial cumple un rol prioritario, ya que como lo decía el profesor Oscar Johansen, la empresa adquiere materiales con los cuales crea un producto o servicio, lo comercializa y con lo obtenido adquiere nuevos materiales con los cuales crea productos o servicios los cuales comercializa, etc.

Se puede decir que si no existe esta dinámica comercial que permita obtener lucros que financien el funcionamiento de la empresa, la misma deberá desaparecer en el corto plazo. Es decir, toda empresa necesita financiamiento para poder funcionar, y dicho financiamiento en la empresa privada, deriva de la función comercial.

Será entonces tarea del administrador de la pequeña y mediana empresa, el establecer las políticas comerciales por donde transitará su empresa en esta labor. Vale decir, que será el administrador de la empresa quien determinara si se venderá al contado, al crédito, en efectivo, con tarjetas de crédito, en cuotas mensuales, a consignación, etc.

Digamos que la función comercial incluye, no solo las ventas, sino también las compras, y cada área tendrá sus propias políticas de funcionamiento, las cuales serán establecidas por el administrador de dicha empresa.

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Dirección de recursos humanos
En lo que tiene que ver con esta área, el administrador de empresas, entra en un terreno muy susceptible, ya que este tema se refiere a su relación con las personas que forman parte de la empresa, en cualquiera de sus puestos de trabajo dentro del organigrama de la misma.

En esta área, entran en juego conceptos tales como: delegación, motivación, controles de eficiencia, manejo de metas y objetivos, trabajo en equipo, bienestar social del funcionario, sindicatos de empleados, convenios colectivos, reuniones de trabajos, entrevistas personalizadas, visitas a terreno, etc.

Del buen manejo del empresario en este área de responsabilidad de la dirección de su empresa, depende si va a ser un administrador eficiente o un mal administrador, ya que como decía Issac Allen:

“Administrar es lograr los objetivos de la empresa a través del buen uso de las personas”… y estamos inmersos en un mundo laboral en el cual las personas, tienen mayores índices de preparación y exigencias que en el pasado, por lo tanto este es realmente un terreno clave para demostrar capacidad como administrador.

Dirección administrativa
Se refiere a la capacidad del administrador para usar a sus personas de confianza, aquellas que colocó en puestos administrativos y ejecutivos dentro del organigrama de la empresa, para asegurarse que estos, a su vez, motiven al personal, gestionen las tareas, cumplan con las metas y se logren los objetivos.

La dirección administrativa, es el corazón del administrador organizado y eficiente, ya que se dice que un buen administrador, es aquel que no necesita estar presente para que las cosas funcionen bien. Esto sólo se puede lograr, cuando usted ha sabido rodearse de personas eficientes y comprometidas, que serán capaces de llevar adelante a la empresa como lo haría usted mismo si estuviera presente, o aún mejor.

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Actividades de gestión:

Las actividades de gestión tienen que ver con las actividades o tareas que se desarrollan para lograr con eficiencia los objetivos: de la empresa, del departamento en cuestión o de las personas en sus puestos de trabajo.

Cuando nos referimos al tema de la gestión administrativa, estamos hablando de las diferentes acciones y decisiones que se toman a los efectos de lograr que se hagan las tareas o los aconteci-mientos que nos llevarán al logro de nuestros objetivos.

Vale decir que todo procedimiento administrativo, toda decisión que se toma, toda tarea que se realiza, todo método que se implementa, toda política que se aplica…. forman parte de la gestión administrativa, y los resultados de esa gestión pueden ser el éxito o el fracaso, según si dicha gestión logró los resultados esperados, o si no se lograron los objetivos.

A los efectos de graficarlo correcta-mente, digamos que cuando un funcionario de atención de público saluda amablemente a un cliente, se esfuerza por entender que es lo que este cliente necesita, le ofrece todas las alternativas de satisfacción de las necesidades de ese cliente, lo orienta correctamente hacia las diferentes opciones de posibilidades de compra (contado, crédito, etc.), y luego saluda amablemente al cliente cuando se va, invitándolo a volver de compras nuevamente, en el futuro, lo que ese funcionario está haciendo es gestionar el proceso de atención al publico.

Si su gestión fue correcta, habrá salido exitoso en el proceso (habrá logrado vender), pero si este funcionario es insensible, poco amable con el cliente, lo atiende a desgana y de manera poco interesada, su gestión será pésima, y lo más probable es que no logre los objetivos que la empresa le planteó, es decir, será u vendedor con muy malos resultados.

De todo lo dicho anteriormente, podemos resumir que gestión es un concepto directamente ligado a la idea de tareas que realizar, cosas que hacer, etc.

a) Determinar tareas a realizar dentro de ciertos parámetros
Esto se refiere a la responsabilidad del administrador de asegurarse que en todos los ámbitos de la gestión de la empresa, estén establecidas las tareas que hay que efectuar, quien tiene que hacerlas y cómo deberá realizarlas, de lo contrario la empresa entrará en caos, sin que nadie sepa lo que tiene que hacer, cómo hacerlo, etc.

b) Generación de sistemas de control de resultados
En toda actividad de gestión, deben existir formas de medir los resultados de la misma, y estos se logran a través de los sistemas de controles de los resultados. Los mismos funcionan como medidores del desempeño de las personas en sus puestos de trabajo, de las maquinarias en su funcionamiento, y de las políticas de la empresa en sus desempeños.

Los controles pueden realizarse
a través de:
1) la observación directa.
2) la comparación de lo que se pretende versus lo que se logra.
3) a través de entrevistas.
4) a través de planillas, gráficos, informes, etc.
5) a través de visitas al terreno, reuniones de trabajo, etc.
Y será responsabilidad del administrador, el estar analizando permanentemente los resultados que se obtienen, a los efectos de poder determinar si las cosas van bien o no.

c) Modificaciones de procedimientos para aumentar la eficiencia
Decíamos en articulos anteriores, que el administrador de una empresa debe desarrollar la capacidad de autocrítica que le permita, después de determinar que las cosas no van tan bien como es deseado, cuales son las cosas que hay que modificar, a los efectos de revertir los resultados.

Todo administrador que ve que los resultados no son los mejores, está obligado a buscar nuevas alternativas que le permitan lograr mejor, las metas que se han fijado.

adm 14tareas Tareas AdministrativasActividades de ejecución:

En relación con este tema, digamos que las actividades de ejecución, se refieren a los aspectos prácticos de la actividad administrativa, aquellos que conforman la verdadera acción de administrar una empresa.

Dentro de las actividades de ejecución, mencionaremos algunos de los aspectos que tienen que ver con la práctica de administrar, y ellos son:

a) El trabajo en equipo
Trabajar en equipo significa “trabajar en forma efectiva y productiva con otras personas”, o dicho de otra manera,”trabajar en equipo incluye el ser parte de un grupo de personas que trabaja con metas y propósitos comunes”

La importancia de trabajar en equipo radica en que, de esta forma podemos lograr cosas que de manera personal jamás podríamos lograr, y con un nivel de eficiencia superior.

A los efectos de que esto sea posible, las personas deberán desarrollar un verdadero espíritu de equipo, el cual incluye:

• Llevarse bien con todos los del equipo
• Estar en “sintonía” con las personas y las tareas
• Encarar juntos los desafíos

Es también muy importante que cada uno de los integrantes de un equipo de trabajo aprenda a reconocer cuales son las cosas que forman parte del entorno del trabajo en equipo, como por ejemplo:

• Las metas y objetivos / las comunicaciones / establecimiento de planes de acción / supervisión de la gestión / las relaciones humanas / la organización administrativa / la capacitación constante / etc.

De igual manera, se debe tomar en cuenta que existen situaciones y elementos que atentan contra el éxito del trabajo en equipo, y algunos de ellos son:

• El individualismo / la envidia / la falta de preparación / la desobediencia a las jerarquías administrativas / etc.

b) Las reuniones de trabajo
• ¿Por qué reunirnos como equipo de trabajo?
• La creación de una agenda de reunión de trabajo
• Filosofía de participación: “nos reunimos para resolver los problemas”

c) Las entrevistas personales
• Como una herramienta motivacional y de detección de problemas
• La fijación de un calendario de entrevistas permanentes

d) Las visitas a terreno
• Para respaldar
• Para controlar
• Para saber la realidad

Para continuar le invitamos a seguir con los temas de administracón
Veamos un video de orientación.

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3 comentarios para “Tareas Administrativas”

  1. Funciones del Gerente | postgerencia Dice:

    […] http://dimensionempresarial.com/tareas-administrativas/ […]

  2. Pedro Antonio Nerio Dice:

    Los felicirto por lo practico que ldesarrollan los temas

  3. Mario Aguilera Revolledo Dice:

    La explicación dada en los diversos temas, es muy didáctica y nos ilustra muy bien.
    un cordial saludo

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